Cuando eres emprendedor y trabajas por cuenta propia, eres tú quien planifica la semana de trabajo. Estoy segura de quieres saber cómo ser más productivo para organizarte de forma eficiente y terminar todas las tareas que apuntas en la agenda.
Pero hay días en que no lo consigues. Y te frustras. Y piensas que planificar no es lo tuyo.
En este post voy a darte 4 consejos que te ayudarán a organizarte de forma eficiente y realista, en base al tiempo del que dispones cada día, para poder lograr tus objetivos.
Cómo ser más productivo siguiendo estos 4 consejos
1. Enfócate en la tarea más importante del día
Antes de empezar a trabajar, abre tu agenda y decide cuál es la tarea que pase lo que pase tienes que hacer ese día.
Bloquea el mejor momento para realizarla, ese en el que sabes que estarás más creativo y productivo. En mi caso, es de 9 a 11 de la mañana. Durante ese rato, silencio el móvil, el correo y las redes sociales para poner toda mi energía en esa tarea.
Al resto de tareas asígnales prioridad según la fecha de entrega, tiempo disponible y energía que te requiera. Y no olvides dejar un hueco para imprevistos urgentes que tienes que atender en el momento. Si surge un problema pero no es urgente, no te distraigas de tu tarea principal y déjalo para otro momento.
Te recomiendo leer «La semana laboral de 4 horas» de Timothy Ferriss, un libro cargado de herramientas que puede ayudarte a desprenderte de tareas improductivas que no te acercan a tu objetivo y te roban mucho tiempo.
En esta publicación de Instagram te cuento más acerca del libro.
2. Revisa la bandeja de correo electrónico dos veces al día.
Junto con el teléfono y las redes sociales, el correo electrónico es uno de los mayores «ladrones de tiempo».
A lo largo del día recibimos gran cantidad de correos informativos, de publicidad, propuestas… que nos interrumpen el ritmo de trabajo.
Te recomiendo revisar la bandeja de entrada dos veces al día. Puede ser cuando termines tu tarea importante del día y después en otro momento. De esta forma, no tendrás interrupciones innecesarias, evitarás la tentación de responder los correos en cuanto llegan y te mantendrás enfocado en la tarea que estás haciendo,
Estoy segura de que si algún cliente tiene algún problema o alguna persona te necesita con urgencia, te llamará por teléfono en lugar de enviarte un correo.
3. Planifica, revisa y analiza
Al inicio de cada mes, tomando de referencia tus objetivos, dedica un tiempo a señalar en el calendario las fechas y tareas más importantes.
Bloquea los lunes una hora para planificar las acciones a realizar y calendarizalas en cada uno de los días de la semana. Las listas de pendientes son infinitas y no sirven para nada si no apuntas las tareas en tu agenda.
Si sabes que tienes dos horas para una tarea la empezarás y terminarás de forma eficiente. En cambio, si tienes todo el día para hacerla, es posible que te distraigas y te cueste más tiempo terminarla.
Los viernes a última hora, revisa y comprueba si has cumplido con la planificación prevista, y si han quedado tareas sin hacer o te han llevado más tiempo del estimado, analiza los motivos y toma acción para que no suceda habitualmente.
4. Usa la técnica del time blocking
¿Recuerdas los horarios del colegio? Pues el time blocking consiste en eso mismo: reservar bloques de tiempo para tareas específicas.
Te recomiendo agrupar tareas similares. Por ejemplo, si tengo que preparar propuestas para nuevos clientes, me resulta más productivo hacerlas el mismo día porque hay cosas que son comunes.
En tu horario de time blocking también puedes reservar tiempo para eventos y áreas de tu vida personal: ejercicios, ocio, tiempo con tus hijos…
Seguro que serás más consciente de todo el tiempo del que dispones y de todo lo que haces cada día.
Moraleja del cuento «Afilar la sierra»
Quiero terminar el post haciendo una reflexión sobre este cuento Stephen Covey:
«Había una vez un leñador que se presentó a trabajar en un aserradero. El sueldo era bueno y las condiciones de trabajo mejores aún; por lo tanto, el leñador se decidió practicar toda su experiencia.
El primer día al presentarse al capataz, éste le dio una sierra y le designó una zona de trabajo. El hombre entusiasmado salió al bosque y en un solo día cortó dieciocho árboles.
-Te felicito, le dijo el capataz; sigue así.Animado por las palabras del capataz, decidió mejorar su propia marca, de tal modo que esa noche se fue a descansar bien temprano.
Por la mañana se levantó antes que nadie y se fue al bosque. A pesar de todo el empeño, no consiguió cortar más que quince árboles.
Triste por el poco rendimiento, pensó que tal vez debería descansar más tiempo así que esa noche decidió acostarse con la puesta del sol. Al amanecer se levantó decidido a superar su marca de 18 árboles. Sin embargo, ese día sólo cortó diez.
Al día siguiente fueron siete, luego cinco, hasta que al fin de esa primera semana de trabajo sólo cortó dos. No podía entender qué le sucedía ya que físicamente se encontraba perfectamente, como el primer día.
Cansado y por respeto a quienes le habían ofrecido el trabajo, decidió presentar su renuncia, por lo que se dirigió al capataz al que le dijo:
-Señor, no sé qué me pasa, ni tampoco entiendo por qué he dejado de rendir en mi trabajo.
El capataz, un hombre muy sabio, le preguntó:
-¿Cuándo afilaste tu sierra la última vez?
-¿Afilar? Jamás lo he hecho, no tenía tiempo de afilar mi sierra, no podía perder tiempo en eso, estaba muy ocupado cortando árboles.»
Cuento extraído de https://mininmamente.com/afilar-la-sierra/
«Afilar la sierra» en este caso lo identifico con una buena planificación y con la importancia de parar y tomar perspectiva de nuestro negocio. Para saber lo que sí y lo que no está funcionando.
De nada nos sirve enfocarnos en hacer y hacer, si no tenemos un buen plan de acción detrás que nos ayude a detectar puntos de mejora y nos permita conseguir nuestros objetivos.
Esto lo trabajamos en profundidad durante 9 meses en el programa de mentoring Aceleracion Smart.
Si necesitas más información puedes contactar conmigo.
